ATP Ingeniería – PMO implementation (2013)

Kap tenía el reto de formular, definir e implementar la Oficina de Proyectos de ATP Ingeniería, logrando integrar y potenciar la gestión de los mismos, aún cuando se desarrollaran en múltiples ubicaciones geográficas y dependieran de áreas completamente distintas de la compañía. Como desafío adicional, durante el proceso de estructuración de la PMO, la empresa realizaba ejercicios de planeación estratégica y atravesaba una reforma interna en sus áreas, lo cual añadió a Kap, la responsabilidad de realizar un cuidadoso proceso de integración y articulación de la gestión organizacional.

• La solución inicia con un completo entendimiento de la compañía, su estrategia, su entorno de negocio y la generación de un diagnóstico de madurez, por medio del estándar OPM3 del Project Management Institute, en el cual se evaluaron los aspectos relevantes del funcionamiento de la compañía, como: gestión de proyectos y portafolio, procesos y tecnología.
• A partir de los resultados, se establecieron las metas sobre las cuales se definiría e implementaría la PMO y se presentó a la Gerencia las oportunidades de mejora en la gestión de proyectos, para impactar positivamente los indicadores del negocio.
• Posterior a la aprobación, se inicia la consultoría para acompañar la implementación del Modelo de Gestión PMO, cuya definición incluyó la entrega de procesos, documentación, plantillas, formatos de informes, análisis de roles y perfiles, y las capacitaciones pertinentes para posibilitar el inicio de operación de la Oficina de Proyectos.
• Para garantizar el correcto funcionamiento, Kap realizó un piloto de implementación en un proyecto de cada área, monitoreando y realizando los ajustes pertinentes para extender el alcance a los demás esfuerzos de la organización.

• Los encargados de la PMO en cada unidad de la empresa cuentan ahora con las herramientas, experiencia y elementos de juicio para gestionar los proyectos de la organización, optimizando esfuerzos y maximizando los resultados.
• El modelo implementado por Kap aún opera en ATP Ingeniería, posibilitando la entrega mensual de informes que permiten a la organización tomar las decisiones adecuadas para su operación y mantener los esfuerzos alineados hacia el cumplimiento de sus metas estratégicas.